XENIX CAR KFT.
ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
I. A szabályzat célja, hatálya:
Jelen Szabályzat célja az általános adatvédelmi rendelet (a továbbiakban: GDPR) rendelkezéseivel összhangban a Xenix Car Kft. -továbbiakban Társaság-, mint adatkezelő személyes adatok kezelésére irányuló gyakorlatának, a Társaság birtokában lévő személyes adatok kezelésére, feldolgozására és védelmére vonatkozó általános kérdéseknek a szabályozása, a Társaság által adatkezelői, illetőleg adatfeldolgozói minőségben kezelt, illetőleg feldolgozott személyes adatok védelmét szolgáló rendszer kiépítése, alkalmazása.
A szabályzat hatálya: A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a Társaság vezető tisztségviselőire, valamennyi munkavállalójára, a Társasággal polgári jogi szerződéses jogviszonyban álló természetes és jogi személyekre.
Jelen szabályzat hatályba lépése 2018.05.25. napja.
A szabályzat elérhetősége: MEDIA/GDPR/XENIX CAR
Minden korábban ilyen tárgyban kiadott utasítás, szabályzat hatályát veszti.
II. Jogszabályi alapok
A 2011. évi CXII. tv. az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény (továbbiakban: Info törvény);
az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 számú (2016. április 27.), a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló rendelet (általános adatvédelmi rendelet; a továbbiakban: GDPR)
III. Szabályzathoz kapcsolódó fogalmak:
Személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
Személyes adatok különleges kategóriái: faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre vagy szakszervezeti tagságra utaló személyes adatok, valamint a természetes személyek egyedi azonosítását célzó genetikai és biometrikus adatok, az egészségügyi adatok és a természetes személyek szexuális életére vagy szexuális irányultságára vonatkozó személyes adatok
Az érintett hozzájárulása: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;
Adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja
Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;
Harmadik fél: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;
Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;
IV. Adatkezeléssel alapelvei:
1. A személyes adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kell végezni („jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság”);
2. A személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen, és azokat ne kezeljék ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon; a GDPR 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően nem minősül az eredeti céllal össze nem egyeztethetőnek a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból történő további adatkezelés („célhoz kötöttség”);
3. A személyes adatok az adatkezelés céljai szempontjából megfelelőek és relevánsak kell, hogy legyenek, és a szükségesre kell korlátozódniuk („adattakarékosság”);
4. A személyes adatok kezelésének pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük; minden észszerű intézkedést meg kell tenni annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljék vagy helyesbítsék („pontosság”);
5. A személyes adatok tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé; a személyes adatok ennél hosszabb ideig történő tárolására csak akkor kerülhet sor, amennyiben a személyes adatok kezelésére a GDPR 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül majd sor, a GDPR-ban az érintettek jogainak és szabadságainak védelme érdekében előírt megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására is figyelemmel („korlátozott tárolhatóság”);
6. A személyes adatok kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve („integritás és bizalmas jelleg”);
7. A Társaság az adatkezelés során felelős a Szabályzat pontjainak való megfelelésért, továbbá képesnek kell lennie e megfelelés igazolására („elszámoltathatóság”).
V. A személyes adatok kezelésével kapcsolatos rendelkezések
1. Adatvédelmi tisztségviselő
A Társaság a GDPR 37. cikke alapján nem köteles adatvédelmi tisztségviselő kinevezésére.
Amennyiben bármilyen kérés vagy kérdés érkezik az adatkezeléssel kapcsolatban, azt postai úton a 6725 Szeged, Petőfi S. sgt. 78. címre vagy elektronikusan a xenixcar@xenixcar.hu címre lehet küldeni.
2. Az adatkezelés jogszerűsége (jogalapjai)
A személyes adatok kezelése kizárólag akkor jogszerű. amennyiben legalább az alábbiak egyike teljesül:
a) az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez („az érintett hozzájárulása”);
b) az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges („szerződéskötés”);
c) az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges („jogi kötelezettség teljesítése”);
d) az adatkezelés az érintett vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges („létfontosságú érdek”);
e) az adatkezelés közérdekű vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges („közhatalom gyakorlása”);
f) az adatkezelés az adatkezelő vagy egy harmadik személy jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az érintett olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé, különösen, ha az érintett gyermek („jog, jogos érdek, érdekmérlegelés”).
3. A hozzájárulás feltételei
3.1. Ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul, az adatkezelőnek képesnek kell lennie annak igazolására, hogy az érintett személyes adatainak kezeléséhez hozzájárult.
3.2. Ha az érintett hozzájárulását olyan írásbeli nyilatkozat keretében adja meg, amely más ügyekre is vonatkozik, a hozzájárulás iránti kérelmet ezektől a más ügyektől egyértelműen megkülönböztethető módon kell előadni, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világos és egyszerű nyelvezettel. Az érintett hozzájárulását tartalmazó ilyen nyilatkozat bármely olyan része, amely sérti a GDPR-t, kötelező erővel nem bír.
3.3. Az érintett jogosult arra, hogy hozzájárulását bármikor visszavonja. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. A hozzájárulás megadása előtt az érintettet erről tájékoztatni kell. A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását.
3.4. Annak megállapítása során, hogy a hozzájárulás önkéntes-e, a lehető legnagyobb mértékben figyelembe kell venni azt a tényt, egyebek mellett, hogy a szerződés teljesítésének - beleértve a szolgáltatások nyújtását is - feltételéül szabták-e az olyan személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez.
3.5. Ha az érintett hozzájárulásán alapuló adatkezelés alkalmazandó, a közvetlenül gyermekeknek kínált, információs társadalommal összefüggő szolgáltatások vonatkozásában végzett személyes adatok kezelése akkor jogszerű, ha a gyermek a 16. életévét betöltötte. A 16. életévét be nem töltött gyermek esetén, a gyermekek személyes adatainak kezelése csak akkor és olyan mértékben jogszerű, ha a hozzájárulást a gyermek feletti szülői felügyeletet gyakorló adta meg, illetve engedélyezte.
3.6. Az adatkezelő - figyelembe véve az elérhető technológiát - észszerű erőfeszítéseket tesz, hogy ilyen esetekben ellenőrizze, hogy a hozzájárulást a gyermek feletti szülői felügyeleti jog gyakorlója adta meg, illetve engedélyezte.
4. A személyes adatok különleges kategóriáinak kezelése
A faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre vagy szakszervezeti tagságra utaló személyes adatok, valamint a természetes személyek egyedi azonosítását célzó genetikai és biometrikus adatok, az egészségügyi adatok és a természetes személyek szexuális életére vagy szexuális irányultságára vonatkozó személyes adatok kezelése fő szabály szerint tilos. Azokat az eseteket, amikor a Szabályzat jelen pontja nem alkalmazandó a GDPR 9. cikk (2)-(3) bekezdései tartalmazzák.
5. Az érintett jogai
5.1. Átlátható tájékoztatás, és az érintett jogainak gyakorlására vonatkozó intézkedések
5.1.1. Az adatkezelő megfelelő intézkedéseket hoz annak érdekében, hogy az érintett részére a személyes adatok kezelésére vonatkozó, a GDPR 13. és a 14. cikkeiben említett valamennyi információt és a GDPR 15-22. és 34. cikk szerinti minden egyes tájékoztatást tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújtsa, különösen a gyermekeknek címzett bármely információ esetében. Az információkat írásban vagy más módon - ideértve adott esetben az elektronikus utat is - kell megadni. Az érintett kérésére szóbeli tájékoztatás is adható, feltéve, hogy más módon igazolták az érintett személyazonosságát.
5.1.2. Az adatkezelő elősegíti az érintett GDPR 15-22. cikk szerinti jogainak a gyakorlását. Az adatkezelő az érintett GDPR 15-22. cikk szerinti jogai gyakorlására irányuló kérelmének a teljesítését nem tagadhatja meg, kivéve, ha bizonyítja, hogy az érintettet nem áll módjában azonosítani.
5.1.3. Az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a GDPR 15-22. cikk szerinti kérelem nyomán hozott intézkedésekről. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.
5.1.4. Ha az adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.
5.1.5. A GDPR 13. és 14. cikk szerinti információkat és a GDPR 15-22. és 34. cikk szerinti tájékoztatást és intézkedést díjmentesen kell biztosítani.
5.2. Tájékoztatás és a személyes adatokhoz való hozzáférés
5.2.1. Ha az érintettre vonatkozó személyes adatokat az érintettől gyűjtik, az adatkezelő a személyes adatok megszerzésének időpontjában az érintett rendelkezésére bocsátja a következő információk mindegyikét:
a) az adatkezelőnek és az adatkezelő képviselőjének a kiléte és elérhetőségei;
b) az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei;
c) a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja;
d) a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontján alapuló adatkezelés esetén, az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekei;
e) adott esetben a személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái, ha van ilyen;
f) adott esetben annak ténye, hogy az adatkezelő harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat, továbbá a Bizottság megfelelőségi határozatának léte vagy annak hiánya, vagy a GDPR 46. cikkben, 47. cikkben vagy a 49. cikk (1) bekezdésének második albekezdésében említett adattovábbítás esetén a megfelelő és alkalmas garanciák megjelölése, valamint azok másolatának megszerzésére szolgáló módokra vagy az azok elérhetőségére való hivatkozás.
5.2.2. A Szabályzat 5.2.1. pontjában említett információk mellett az adatkezelő a személyes adatok megszerzésének időpontjában, annak érdekében, hogy a tisztességes és átlátható adatkezelést biztosítsa, az érintettet a következő kiegészítő információkról tájékoztatja:
a) a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjairól;
b) az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;
c) a GDPR 6. cikk (1) bekezdésének a) pontján vagy a 9. cikk (2) bekezdés a) pontján alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;
d) a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról;
e) arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint, hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá, hogy milyen lehetséges következményekkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása;
f) a GDPR 22. cikk (1) és (4) bekezdésében említett automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozóan érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel bír.
5.2.3. Ha az adatkezelő a személyes adatokon a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatnia kell az érintettet erről az eltérő célról és a Szabályzatban említett minden releváns kiegészítő információról.
5.2.4. Ha a személyes adatokat nem az érintettől szerezték meg, az adatkezelő által az érintett rendelkezésére bocsátja a 5.2.1. és 5.2.2. ponton felül a következő információkat:
a) a személyes adatok forrása és adott esetben az, hogy az adatok nyilvánosan hozzáférhető forrásokból származnak-e
5.2.5. Ha az adatkezelő a személyes adatokon a megszerzésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatnia kell az érintettet erről a célról és a Szabályzatban említett minden releváns kiegészítő információról.
5.3. Az érintett hozzáférési joga
Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a GDPR 15. cikk (1) bekezdésében meghatározott információkhoz hozzáférést kapjon. Az érintett hozzáférési jogával kapcsolatos további rendelkezéseket a GDPR 15. cikk (2)-(4) bekezdései tartalmazzák.
5.4. A helyesbítéshez való jog
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok - egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő - kiegészítését.
5.5. A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:
a) a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
b) az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
c) az érintett tiltakozik az adatkezelése ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, vagy az érintett a GDPR 21. cikk (2) bekezdése alapján tiltakozik az adatkezelés ellen;
d) a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
e) a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
f) a személyes adatok gyűjtésére a GDPR 8. cikk (1) bekezdésében említett, információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.
A Szabályzat törlésre vonatkozó pontjai nem alkalmazandó, amennyiben az adatkezelés szükséges:
a) a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából;
b) a személyes adatok kezelését előíró, az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése, illetve közérdekből vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat végrehajtása céljából;
c) jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez.
5.6. Az adatkezelés korlátozásához való jog
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
a) az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
b) az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
c) az adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
d) az érintett a GDPR 21. cikk (1) bekezdése szerint tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.
Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.
5.7. A személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség
Az adatkezelő minden olyan címzettet tájékoztat valamennyi helyesbítésről, törlésről vagy adatkezelés-korlátozásról, akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az adatkezelő tájékoztatja e címzettekről.
5.8. Az adathordozhatósághoz való jog
Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha:
- az adatkezelés a GDPR 6. cikk (1) bekezdésének a) pontja vagy a GDPR 9. cikk (2) bekezdésének a) pontja szerinti hozzájáruláson, vagy a GDPR 6. cikk (1) bekezdésének b) pontja szerinti szerződésen alapul; és
- az adatkezelés automatizált módon történik.
Az adatok hordozhatóságához való jognak a gyakorlása során az érintett jogosult arra, hogy - ha ez technikailag megvalósítható - kérje a személyes adatok adatkezelők közötti közvetlen továbbítását.
5.9. A tiltakozáshoz való jog és automatizált döntéshozatal egyedi ügyek
Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a GDPR 6. cikk (1) bekezdésének e) vagy f) pontján alapuló kezelése ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló profilalkotást is. Ebben az esetben az adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
A Szabályzat jelen pontjában említett jogra legkésőbb az érintettel való első kapcsolatfelvétel során kifejezetten fel kell hívni annak figyelmét, és az erre vonatkozó tájékoztatást egyértelműen és minden más információtól elkülönítve kell megjeleníteni.
Az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódóan és a 2002/58/EK irányelvtől eltérve az érintett a tiltakozáshoz való jogot műszaki előírásokon alapuló automatizált eszközökkel is gyakorolhatja.
5.10. Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást
Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen - ideértve a profilalkotást is - alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.
A Szabályzat jelen pontja nem alkalmazandó abban az esetben, ha a döntés:
a) az érintett és az adatkezelő közötti szerződés megkötése vagy teljesítése érdekében szükséges;
b) meghozatalát az adatkezelőre alkalmazandó olyan uniós vagy tagállami jog teszi lehetővé, amely az érintett jogainak és szabadságainak, valamint jogos érdekeinek védelmét szolgáló megfelelő intézkedéseket is megállapít; vagy
c) az érintett kifejezett hozzájárulásán alapul.
A GDPR 22. cikk (2) bekezdés a) és c) pontjában említett esetekben (ha döntés az érintett és az adatkezelő közötti szerződés megkötése vagy teljesítése érdekében szükséges; illetőleg ha a döntés az érintett kifejezett hozzájárulásán alapul) az adatkezelő köteles megfelelő intézkedéseket tenni az érintett jogainak, szabadságainak és jogos érdekeinek védelme érdekében, ideértve az érintettnek legalább azt a jogát, hogy az adatkezelő részéről emberi beavatkozást kérjen, álláspontját kifejezze, és a döntéssel szemben kifogást nyújtson be.
A Szabályzat jelen pontjában említett döntések nem alapulhatnak a személyes adatoknak a GDPR 9. cikk (1) bekezdésében említett különleges kategóriáin, kivéve, ha a GDPR 9. cikk (2) bekezdésének a) vagy g) pontja alkalmazandó, és az érintett jogainak, szabadságainak és jogos érdekeinek védelme érdekében megfelelő intézkedések megtételére került sor.
6. A munkatársak, álláskeresők személyes adatainak kezelése
6.1. A Társaság toborzási, kiválasztási tevékenységével kapcsolatos adatkezelés
A Társaság a beérkező álláspályázatokat egységesen az álláshely betöltéséig őrzi meg. Ha a foglalkoztatásra irányuló eljárást követően munkaviszony létesítésére nem kerülne sor, az érintett adatait haladéktalanul törölni kell. A pályázatok és adatainak toborzási, kiválasztási időszakot követően történő megőrzése, kezelése akkor lehetséges, ha ehhez az érintett álláskereső előzetesen hozzájárult.
6.2. A munkatársak személyes adatainak kezelése
6.2.1. A Társaság a munkavállalóinak és a munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyeknek (a továbbiakban együtt: munkatárs) személyes adatait a munkaviszony, a munkavégzésre irányuló jogviszony (a továbbiakban együtt: munkaviszony) létesítésével, fennállásával és megszüntetésével, valamint a munkaviszonyból származó jogok gyakorlásával és kötelezettségek teljesítésével összefüggésben kezelheti.
6.2.2. A személyügyi nyilvántartás vezetéséhez az érintett munkatárs saját magára vonatkozóan köteles adatot szolgáltatni. A nyilvántartás adatkörében bekövetkezett változásról az érintett köteles azonnali hatállyal, írásban bejelentést tenni.
6.2.3. A munkatárstól csak olyan nyilatkozat megtétele vagy adat közlése kérhető, csak olyan adatok tarthatók nyilván, valamint olyan munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatok végezhetők, amelyek a személyiségi jogait nem sértik és a munkaviszony létesítése, fenntartása vagy megszüntetése szempontjából szükségesek.
6.2.4. A Társaság a munkatársat csak a munkaviszonnyal összefüggő magatartása körében ellenőrizheti. A Társaság ellenőrzése és az annak során alkalmazott eszközök, módszerek nem járhatnak az emberi méltóság megsértésével. A munkatárs magánélete - különös tekintettel a személyes adatok különleges kategóriáira - nem ellenőrizhető, kivéve a külön jogszabály által szabályozott, nemzetbiztonsági ellenőrzés esetén.
6.2.5. A Társaság előzetesen tájékoztatja a munkatársat azokról az eljárásokról, valamint technikai eszközöknek az alkalmazásáról, amelyek a munkatárs ellenőrzésére szolgálnak.
6.2.6. A munkatárs személyi iratai közé tartoznak a következők:
- személyi anyag: a munkaviszonyt szabályozó jogszabályok által kért, a munkaviszonyhoz szükséges iratok, a személyi adatlap, önéletrajz, a munkatárs legmagasabb iskolai végzettségére, (szak)képzettségére, idegen nyelv ismeretére vonatkozó iratok másolatai, a munkatárs foglalkoztatására vonatkozó javaslat, a munkaszerződést, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyt szabályozó szerződés és azok módosítása, a munkaviszonyt megszüntető irat, írásbeli figyelmeztetésre, kártérítési felelősség megállapítására vonatkozó irat;
- a munkatárs munkaviszonyával összefüggő egyéb irat;
- a munkatárs kérelmére kiállított vagy önként átadott adatokat tartalmazó irat.
6.2.7. A személyi iratokba jogosult betekinteni:
a) a munkatárs a saját adataiba;
b) a munkatársra nézve a személy-, munkaügyi és bérszámfejtői feladatokat ellátó szervezeti egység vagy személy a feladatai ellátásához elengedhetetlenül szükséges esetben, mértékben és ideig;
c) a munkatárs munkahelyi vezetője, a felette munkáltatói jogkört gyakorló, illetőleg a teljesítésigazolás kiállítására jogosult személy, és az általuk kijelölt munkatársak a feladataik ellátásához elengedhetetlenül szükséges esetben, mértékben és ideig;
d) konkrét ellenőrzés céljából a vizsgálati jogkörrel felruházott belső szervezeti egységek képviselői, illetőleg az általuk kijelölt személyek, az adatvédelmi tisztviselő a feladataik ellátásához elengedhetetlenül szükséges esetben, mértékben és ideig;
e) a bíróság, az ügyészség, a nyomozó hatóság, illetve más eljáró hatóság hivatalos megkeresés alapján az igényelt mértékig;
f) más személyek - indokolt esetben - az érintett írásos hozzájárulásával, annak mértékéig.
Egyebekben a munkatárs személyes adatainak kezelésével, a munkatársat a személyes adatainak kezelésével összefüggésben megillető jogosultságokkal kapcsolatosan jelen Szabályzatban rögzítettek az irányadóak.
6.2.8. A Társaság vagyonvédelmi okokból kamerarendszert üzemeltet. A figyelt objektumok közvetlen közelében elhelyezett figyelmeztető táblák útján tájékoztatni kell a Társaság telephelyére belépő vagy ott dolgozó személyeket, a felhelyezett kamerák tényéről. A munkahelyen alkalmazott kamerák használatára „A kamera szabályzat” tartalmaz részletes útmutatást, amely elérhető a társaság hirdetmény falán.
6.3. A munkatársak által alkalmazandó általános adatkezelési szabályok
A Társaság valamennyi munkatársa köteles a személyes adatok kezelése vonatkozásában a következő gyakorlati szabályokat megtartani:
a) a munkavégzés során csak az ahhoz elengedhetetlenül szükséges személyes adatok kezelhetők, az adott szervezeti egység vezetőjének felelőssége a munkafolyamatok ennek megfelelő kialakítása (szükségtelen adathalmozás elkerülése);
b) az informatikai jogosultságok engedélyezésekor figyelemmel kell lenni arra, hogy személyes adathoz csak az férhessen hozzá, akinek a munkavégzéséhez az adott adat(kör) elengedhetetlenül szükséges;
c) személyes adatot tartalmazó papír alapú dokumentum csak zárt borítékban továbbítható;
d) e-mailben személyes adatot tartalmazó dokumentum csak úgy továbbítható, hogy biztosított legyen, hogy azt csak az arra jogosult tekintheti meg
e) a szervezeti egységek által használt közös meghajtókon személyes adatot tartalmazó dokumentum csak akkor tárolható, ha biztosított, hogy azt csak az arra jogosultak tekintik meg, a közös meghajtón tárolt adatokért az adott szervezeti egység vezetője a felelős.
6.4. A munkahelyi számítógép, az e-mail, internet, valamint a munkahelyi telefon használata
A munkatársak a Társaság által munkavégzés céljából rendelkezésükre bocsátott infokommunikációs eszközöket (pl. számítógép, mobiltelefon) munkavégzésre használhatják. Erre tekintettel a Társaság jogosult ellenőrizni a munkatársak e-mailjeit oly módon, hogy a magán jellegű levelek tartalma nem ismerhető meg, ezen levelek tartalmának megismerése, továbbítása, törlése csak az érintett hozzájárulásával történhet.
A Társaság által biztosított e-mail címhez tartozó postafiók esetében a Társaság által kijelölt személy jogosult ellenőrizni, hogy annak használata csak munkavégzéssel összefüggésben történt-e.
Tekintettel arra, hogy a Társaság az internethasználatot munkavégzés céljából engedélyezi, a Társaság jogosult annak ellenőrzésére, hogy azt a munkatárs valóban munkavégzésre használja-e.
Biztonsági esemény megelőzése, illetve észlelése esetén a Társaság annak vizsgálata céljából jogosult az elektronikus információs rendszerben tárolt adatokhoz való hozzáférésre, az adatok észlelésére. A Társaság ilyen esetben jogosult az adott személyes adat megismerésére, ha megalapozottan feltehető, hogy az adott adatot tartalmazó dokumentum, file, stb. az okozója a biztonsági esemény közvetlen veszélyének vagy megtörténtének. A személyes adat megismeréséről az érintett munkatársat tájékoztatni kell, bemutatva a megismerés okait.
7. Az adatkezelő és az adatfeldolgozó
7.1. Az adatkezelő feladatai
Az adatkezelő az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak biztosítása és bizonyítása céljából, hogy a személyes adatok kezelése a GDPR rendelettel összhangban történik. Ezeket az intézkedéseket az adatkezelő felülvizsgálja és szükség esetén naprakésszé teszi.
Ha az az adatkezelési tevékenység vonatkozásában arányos, a Szabályzat jelen pontjában említett intézkedések részeként az adatkezelő megfelelő belső adatvédelmi szabályokat is alkalmaz.
7.2 Beépített és alapértelmezett adatvédelem
Az adatkezelő a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével mind az adatkezelés módjának meghatározásakor, mind pedig az adatkezelés során olyan megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket - például álnevesítést - hajt végre, amelyek célja egyrészt az adatvédelmi elvek, például az adattakarékosság hatékony megvalósítása, másrészt a GDPR rendeletben foglalt követelmények teljesítéséhez és az érintettek jogainak védelméhez szükséges garanciák beépítése az adatkezelés folyamatába.
7.3. Az adatfeldolgozó
Ha az adatkezelést az adatkezelő nevében más végzi, az adatkezelő kizárólag olyan adatfeldolgozókat vehet igénybe, akik vagy amelyek megfelelő garanciákat nyújtanak az adatkezelés a GDPR követelményeinek való megfelelését és az érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására.
Az adatfeldolgozó az adatkezelő előzetesen írásban tett eseti vagy általános felhatalmazása nélkül további adatfeldolgozót nem vehet igénybe. Az általános írásbeli felhatalmazás esetén az adatfeldolgozó tájékoztatja az adatkezelőt minden olyan tervezett változásról, amely további adatfeldolgozók igénybevételét vagy azok cseréjét érinti, ezzel biztosítva lehetőséget az adatkezelőnek arra, hogy ezekkel a változtatásokkal szemben kifogást emeljen.
A GDPR 28. cikk (3) bekezdés a)-h) pontjaiban foglaltakra figyelemmel az adatfeldolgozó által végzett adatkezelést az uniós jog vagy tagállami jog alapján létrejött olyan - az adatkezelés tárgyát, időtartamát, jellegét és célját, a személyes adatok típusát, az érintettek kategóriáit, valamint az adatkezelő kötelezettségeit és jogait meghatározó - szerződésnek vagy más jogi aktusnak kell szabályoznia, amely köti az adatfeldolgozót az adatkezelővel szemben.
Ha az adatfeldolgozó bizonyos, az adatkezelő nevében végzett konkrét adatkezelési tevékenységekhez további adatfeldolgozó szolgáltatásait is igénybe veszi, uniós vagy tagállami jog alapján létrejött szerződés vagy más jogi aktus útján erre a további adatfeldolgozóra is ugyanazok az adatvédelmi kötelezettségeket kell telepíteni, mint amelyek az adatkezelő és az adatfeldolgozó között létrejött, a Szabályzatban említett szerződésben vagy egyéb jogi aktusban szerepelnek, különösen úgy, hogy a további adatfeldolgozónak megfelelő garanciákat kell nyújtania a megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására, és ezáltal biztosítania kell, hogy az adatkezelés megfeleljen a GDPR rendelet követelményeinek.
Az adatfeldolgozóra vonatkozó további rendelkezéseket a GDPR 28. cikk (6)-(10) bekezdései tartalmazzák.
7.4. Az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó irányítása alatt végzett adatkezelés
Az adatfeldolgozó és bármely, az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó irányítása alatt eljáró, a személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező személy ezeket az adatokat kizárólag az adatkezelő utasításának megfelelően kezelheti, kivéve, ha az ettől való eltérésre őt uniós vagy tagállami jog kötelezi.
7.5. Az adatkezelési tevékenységek nyilvántartása
Az adatkezelő és - ha van ilyen - az adatkezelő képviselője a felelősségébe tartozóan végzett adatkezelési tevékenységekről nyilvántartást vezet, mely a GDPR 30. cikk (1) bekezdés a)-g) pontjaiban foglaltakat tartalmazza.
Az adatfeldolgozó és - ha van ilyen - adatfeldolgozó képviselője nyilvántartást vezet az adatkezelő nevében végzett adatkezelési tevékenységek minden kategóriájáról, mely a GDPR 30. cikk (2) bekezdés a)-d) pontjaiban foglaltakat tartalmazza.
A Szabályzat jelen pontjában említett nyilvántartást írásban kell vezetni, ideértve az elektronikus formátumot is.
8. Adatbiztonság
Az adatkezelő és az adatfeldolgozó a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálja, ideértve, többek között, adott esetben:
a) a személyes adatok álnevesítését és titkosítását;
b) a személyes adatok kezelésére használt rendszerek és szolgáltatások folyamatos bizalmas jellegének biztosítását, integritását, rendelkezésre állását és ellenálló képességét;
c) fizikai vagy műszaki incidens esetén az arra való képességet, hogy a személyes adatokhoz való hozzáférést és az adatok rendelkezésre állását kellő időben vissza lehet állítani;
d) az adatkezelés biztonságának garantálására hozott technikai és szervezési intézkedések hatékonyságának rendszeres tesztelésére, felmérésére és értékelésére szolgáló eljárást.
Az adatkezelő és az adatfeldolgozó intézkedéseket hoz annak biztosítására, hogy az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó irányítása alatt eljáró, a személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező természetes személyek kizárólag az adatkezelő utasításának megfelelően kezelhessék az említett adatokat, kivéve, ha az ettől való eltérésre uniós vagy tagállami jog kötelezi őket.
9. Adatvédelmi incidens
9.1. Az adatvédelmi incidens bejelentése a felügyeleti hatóságnak
Az adatvédelmi incidenst az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenti a GDPR 55. cikk alapján illetékes felügyeleti hatóságnak, kivéve, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve. Ha a bejelentés nem történik meg 72 órán belül, mellékelni kell hozzá a késedelem igazolására szolgáló indokokat is.
Az adatfeldolgozó az adatvédelmi incidenst, az arról való tudomásszerzését követően indokolatlan késedelem nélkül bejelenti az adatkezelőnek.
A bejelentésben legalább:
a) ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, beleértve - ha lehetséges - az érintettek kategóriáit és hozzávetőleges számát, valamint az incidenssel érintett adatok kategóriáit és hozzávetőleges számát;
b) közölni kell az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit;
c) ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
d) ismertetni kell az adatkezelő által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.
Ha és amennyiben nem lehetséges az információkat egyidejűleg közölni, azok további indokolatlan késedelem nélkül később részletekben is közölhetők.
Az adatkezelő nyilvántartja az adatvédelmi incidenseket, feltüntetve az adatvédelmi incidenshez kapcsolódó tényeket, annak hatásait és az orvoslására tett intézkedéseket. E nyilvántartás lehetővé teszi, hogy a felügyeleti hatóság ellenőrizze a GDPR 33. cikk követelményeinek való megfelelést.
9.2. Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről
Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről.
A Szabályzat jelen pontjában említett, az érintett részére adott tájékoztatásban világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, és közölni kell legalább a GDPR 33. cikk (3) bekezdésének b), c) és d) pontjában említett információkat és intézkedéseket.
Az érintettet nem kell a Szabályzat jelen pontjában említettek szerint tájékoztatni, ha a következő feltételek bármelyike teljesül:
a) az adatkezelő megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket - mint például a titkosítás alkalmazása -, amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az adatokat;
b) az adatkezelő az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett, a Szabályzat jelen pontjában említett magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg;
c) a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ilyen esetekben az érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni, vagy olyan hasonló intézkedést kell hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan hatékony tájékoztatását.
Ha az adatkezelő még nem értesítette az érintettet az adatvédelmi incidensről, a felügyeleti hatóság, miután mérlegelte, hogy az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár-e, elrendelheti az érintett tájékoztatását, vagy megállapíthatja a Szabályzat jelen pontjában említett feltételek valamelyikének teljesülését.
10. A személyes adatok harmadik országokba vagy nemzetközi szervezetek részére történő továbbítása
Olyan személyes adatok továbbítására - ideértve a személyes adatok harmadik országból vagy nemzetközi szervezettől egy további harmadik országba vagy további nemzetközi szervezet részére történő újbóli továbbítását is -, amelyeket harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbításukat követően adatkezelésnek vetnek alá vagy szándékoznak alávetni, csak abban az esetben kerülhet sor, a GDPR egyéb rendelkezéseinek betartása mellett, ha az adatkezelő és az adatfeldolgozó teljesíti a GDRP V. Fejezetében rögzített feltételeket. A GDPR V. Fejezetének valamennyi rendelkezését alkalmazni kell annak biztosítása érdekében, hogy a természetes személyek számára a GDPR-ban garantált védelem szintje ne sérüljön.
11. Adatvédelmi hatásvizsgálat
Ha az adatkezelés valamely - különösen új technológiákat alkalmazó - típusa -, figyelemmel annak jellegére, hatókörére, körülményére és céljaira, valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, akkor az adatkezelő az adatkezelést megelőzően hatásvizsgálatot végez arra vonatkozóan, hogy a tervezett adatkezelési műveletek a személyes adatok védelmét hogyan érintik. Olyan egymáshoz hasonló típusú adatkezelési műveletek, amelyek egymáshoz hasonló magas kockázatokat jelentenek, egyetlen hatásvizsgálat keretei között is értékelhetőek.
Az előzetes hatásvizsgálatot különösen a GDPR 35. cikk (3) bekezdésében meghatározott esetekben kell elvégezni.
A hatásvizsgálat kiterjed legalább:
a) a tervezett adatkezelési műveletek módszeres leírására és az adatkezelés céljainak ismertetésére, beleértve adott esetben az adatkezelő által érvényesíteni kívánt jogos érdeket;
b) az adatkezelés céljaira figyelemmel az adatkezelési műveletek szükségességi és arányossági vizsgálatára;
c) a Szabályzatban említett, az érintett jogait és szabadságait érintő kockázatok vizsgálatára; és
d) a kockázatok kezelését célzó intézkedések bemutatására, ideértve a személyes adatok védelmét és az e rendelettel való összhang igazolását szolgáló, az érintettek és más személyek jogait és jogos érdekeit figyelembe vevő garanciákat, biztonsági intézkedéseket és mechanizmusokat.
VII. Egyéb rendelkezések
A jelen Szabályzatban nem szabályozott, illetőleg kifejezetten nem említett, valamint hivatkozott valamennyi esetben a GDPR, valamint a mindenkor hatályos, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló nemzeti jogszabályok rendelkezései az irányadóak.
XENIX CAR KFT.